ÁROP-1.A.2/B-2008-0020, Kaposvári Polgármesteri Hivatal Szervezetfejlesztése

Befejezés


Kaposvár Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint kedvezményezett az ÁROP-1.A.2/B-2008-0020 kódszámú, Kaposvári Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése című projektjét a módosított fizikai megvalósulás szerinti 2010. november 25. napján fizikailag megvalósította.
Az eljárások és folyamatok közül a hasonló típusúakat vagy összetartozóakat csoportokba sorolhatjuk. Ezek a következők:

  • HR területet érintő folyamatok
    • Szabadság és távollét nyilvántartás
    • Képzés nyilvántartása
  • Belső ügymenetet támogató folyamatok
    • Autóigénylés
    • Tárgyaló Foglalása
    • Egyéb technikai eszköz foglalása
    • Számítástechnikai berendezések működésével kapcsolatos bejelentések kezelése
    • Egyéb karbantartási igények kezelése
    • Raktári igénylések kezelése
    • Postázási folyamat átvizsgálása
    • Pályázatok, projektek kezelésének kialakítása a bevezetett projektnyilvántartó rendszer segítségével
  • Ügyfélkiszolgálást érintő folyamatok
    • Elektronikus ügyintézés fokozása
    • Internetes időpontfoglalás
    • Weboldal frissítése
A vállalkozó, Value Added Solutions Consulting Kft. - Gál és Társa Ügyvédi Iroda Konzorcium, intranetes informatikai rendszert hozott létre a hivatal szervezetén belül, mely rendszer magában foglalja a szabadság és távollét nyilvántartást, a képzésnyilvántartást, az autó, tárgyaló igénylését, a számítástechnikai berendezések működésével kapcsolatos bejelentések kezelését, karbantartási és raktárigények kezelését valamint az internetes időpontfoglalás hivatali oldalát.
A pályázatok, projektek kezelésére az @task projektmenedzsment szoftver került bevezetésre 10 konkurens felhasználói licenccel. A projekt során a kedvezményezett által vállalt 40 átvizsgálandó folyamat helyett 200 folyamatot vizsgált felül, 30 átalakítandó folyamat átalakítása helyett a kedvezményezett 45 folyamatot alakított át. A projekt keretében az átalakított folyamatok bevezetéséhez, programok használatához szükséges oktatást a vállalkozó elvégezte a vállalt 246 fő helyett 428 főképzését. A projekt folyamán a kedvezményezett együttműködési megállapodás keretében partnerként vonta be a Kaposvári Többcélú Kistérségi Társulás Hivatalát. A pályázatban vállalt 80% helyett 100% a hivatal szervezetfejlesztési intézkedés által érintett főállású munkavállalóinak aránya. A projekt sikeres megvalósítása érdekében a kedvezményezett a projekt teljes ideje alatt projektmenedzsment team keretében egy fő projektmenedzsert, egy fő pénzügyi valamint egy fő adminisztratív munkatársat biztosított.

A projekt során a vállalkozó által elkészített termékek és elvégzett tevékenységek:
  • Szervezetfejlesztési tanulmány
    • Helyzetelemzés
    • Koncepcionális terv
    • Módszertani elemzés
    • Konkrét szervezetfejlesztési lépések
    • Változásmenedzsment
  • Folyamatok átalakítása a Tanulmányban leírtakkal összhangban
  • 10 konkurens felhasználói licences @task rendszer bevezetése
  • Intranetes ügyviteli rendszer kialakítása és Internetes időpontfoglalást támogató informatikai alkalmazás bevezetése
  • Képzés lebonyolítása, oktatási terv és oktatási anyagok készítése
    • Közbeszerzési tréning
    • Kommunikációs tréning
    • Ügyintézői oktatás
    • Projektmenedzsment tréning (@task rendszer felhasználói képzése)
  • Monitoring rendszer kialakítása
  • Változásmenedzsment végrehajtása
  • Audit jelentés készítése
  • Jegyzői utasítás készítése az Intranetes ügyviteli rendszer és az Internetes időpontfoglalást támogató informatikai alkalmazás használatára valamint szabályzat készítése a postai küldemények kezelésének, nyilvántartásának, kézbesítésének szabályairól.
  • Fotódokumentáció készítése
  • "C" valamint "D" típusú kommunikációs tábla elkészíttetése

1. Kedvezményezett elérhetősége:

Kaposvár Megyei Jogú Város Önkormányzata
7400, Kaposvár, Kossuth tér 1.
82/501-501
https://www.kaposvar.hu

Kapcsolattartó:
Műszaki és Pályázati Igazgatóság
Kovács Antal
7400, Kaposvár, Kossuth tér 1.
82/501-581


2. Közreműködő szervezet elérhetősége:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft.
FPÜ - ÁROP-EKOP Igazgatóság
1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32.
Telefon: 06-1-224-3100
E-mail: vati@vati.hu
http://www.vati.hu


3. Hiperhivatkozás:

http://www.nfu.hu
http://www.vati.hu